راهنمای دستگاه حضور و غیاب

دستگاه حضور و غیاب یک وسیله کاملا مطمئن است، یعنی اگر کارمند شما با حراست رابطه خیلی خوبی هم داشته باشد، هیچ راهی برای دور زدن شما وجود ندارد و دقیقا لحظه ورود یا خروج کارمند شما در دستگاه ثبت می‌شود. این دستگاه بسیار هوشمند بوده و اثر انگشت‌هایی را که از قبل برای آن تعریف شده را به خوبی شناسایی می‌کند و امکان فریب دادن دستگاه با یک اثر انگشت دیگر وجود ندارد و هر اثر انگشت به نام آن شخص در سیستم ثبت شده است. دقت دستگاه‌های اثر انگشتی از نمونه کارتی بالاتر می‌باشد، زیرا اگر از دستگاه حضور و غیاب کارتی استفاده کنید، می‌توانید کارت خود را به همکار خود دهید و هنگام خروج یا ورود آن را به جای شما روی دستگاه بکشد، اما نمونه اثر انگشتی فقط باید خود شخص حضور داشته باشد و امکان دور زدن قانون وجود ندارد.

.

دستگاه‌حضور و غیاب چیست و چه کاربردی دارد؟

این دستگاه در واقع همان دستگاه کنترل ورود و خروج می‌باشد، این دستگاه معمولا در قسمت ورودی محل کار نصب شده و تایم دقیق ورود یا خروج پرسنل یک شرکت یا اداره را از طریق اثر انگشت یا تشخیص چهره ثبت می‌کند. این دستگاه به مدیران میزان کارکرد واقعی کارکنان را نمایش داده و با توجه به این میزان حقوق آن‌ها واریز می‌شود. تفاوت زیادی بین یک کارمند وجود دارد که همیشه با نیم ساعت تاخیر به محل کار رسیده و نیم ساعت زودتر هم از محل کار خارج می‌شود. این فرد در هفته هفت ساعت کار نمی‌کند و مدیر ممکن است، حقوق یک روز آن را کسر کند. در زمان‌های گذشته که این دستگاه وجود نداشت، کارکنان ساعت ورود و خروج خود را در دفتر نوشته و کنار آن را امضاء می‌کردند.

.

انواع دستگاه‌حضور غیاب موجود در بازار:

1. دستگاه مجهز به کارت ‌خوان: این دستگاه با دو نوع کارت بارکد خوان و مغناطیسی در بازار موجود است. در مدل بارکد دستگاه از طریق خواندن بارکد اطلاعات شخص را در سیستم پیدا می‌کند. کارتهای مغناطیسی را فقط کافی است به دستگاه نزدیک کنید تا اطلاعات شخص مورد نظر را در سیستم شناسایی کند. یکی از معایب این مدل این است که شما نیاز به یک نیرو برای نظارت بر کار دارید، زیرا شخص مورد نظر می‌تواند کارت خود را به شخص دیگری بدهد و بدون حضور شخص برای او حاضری زده شود.
2. دستگاه مجهز به سنسور اثر انگشت: اساس کار این دستگاه با ثبت اثر انگشت پرسنل می‌باشد. بر این اساس هر یک از پرسنل باید اثر انگشت خود را در حافظه دستگاه ثبت کنند. برای هر کارمند می‌توان اثر چند انگشت را ثبت کرد تا در صورت ناخوانا بودن یک انگشت از انگشت دیگری استفاده کنند. در این دستگاه ضریب خطا صفر است، یعنی به هیچ عنوان شخص دیگری نمی‌تواند برای شما حضوری بزند. از نقاط ضعف این دستگاه از نظر بهداشتی می‌توان اشاره کرد، زیرا دست افراد مختلف با آن مدام در تماس می‌باشد. به همین علت می‌تواند عامل انتقال بیماری برای شما و دیگران باشد.
3. دستگاه مجهز به سنسور تشخیص چهره: اساس کار ثبت چهره افراد بر پایه بیومتریک می‌باشد. یعنی دستگاه قسمت‌هایی از چهره فرد را شناسایی می‌کند که قابل تغییر نیست. مثل: فاصله بین دو چشم، نقاط مشخصی از پیشانی و حتی فرم بینی شخص را در حافظه خود ذخیره می‌کند. برای شناسایی اولین مرحله شما برای اسکن چهره شخص باید 15 تا 30 ثانیه به دستگاه فرصت دهید، تا چهره هر یک از پرسنل شما را ذخیره کند، بعد از ثبت برای حضور غیاب روزانه تنها یک ثانیه برای هر فرد لازم است که در مقابل دستگاه قرار بگیرد. یکی از بهترین ویژگی‌های این دستگاه قدرت تشخیص بالا و ضریب خطای کم آن‌ها است و در زمان بیماری کرونا بهترین وسیله به شمار می‌روند زیرا نیاز به لمس ندارند.
4. دستگاه مجهز به سنسور تشخیص خطوط کف دست: همان طور که می‌دانید خطوط کف دست افراد هم مانند اثر انگشت با یکدیگر متفاوت است. در این سنسور علاوه بر کف دست اثر انگشت پنج انگشت در دستگاه ذخیره می‌شود که امکان خطا را به حداقل می‌رساند. برای ثبت خطوط کف دست پرسنل کافی است، برای اولین بار کف دست خود را به مدت 15 تا 30 ثانیه روی دستگاه قرار دهند تا اسکن کف دست آن‌ها در دستگاه ثبت شود. از نقاط وقت این دستگاه می‌توان به قدرت تشخیص سریع و درصد خطای پایین اشاره کرد. نقاط قوت آن هم به دلیل لمس سطح باعث انتقال ویروس می‌شوند.

.

مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب:

• مدیر شرکت یا اداره می‌تواند اطلاع درستی از زمان ورود و خروج کارمندان خود در شرکت یا موسسه را داشته باشد.
• با این دستگاه مدیر مجموعه کنترل دقیقی روی اضافه کار و کسر از حقوق کارکنان خود دارد و حق کسی ضایع نمی‌شود.
• این دستگاه آرشیو کاملی از ورود و خروج کارکنان تهیه می‌کند و هر زمان که به آن نیاز داشته باشند، در دسترس است.
• سهولت در محاسبه حقوق کارکنان، همان طور که می‌دانید در گذشته یک شخص از روی دفتر حضور و غیاب به صورت دستی این کار را انجام می‌داد که درصد خطای زیادی داشت.

.

دستگاه حضور و غیاب از کجا بخریم؟

به طور کلی روش‌های زیادی برای خرید این وسیله وجود دارد و شما از طریق هر یک از روش‌ها می‌توانید این کار را انجام دهید. در واقع می‌توان گفت یک موضوع کاملا شخصی و دلخواه است. از طرفی اگر بخواهیم تک تک روش‌ها را به شما معرفی کنیم به یک مقاله جداگانه نیاز است به همین دلیل در ادامه دو روش را که بیشتر از سایر روش‌ها به کار می‌رود را به شما معرفی می‌کنیم.

1. خرید از فروشگاه تجهیزات تردد و امنیت: در این روش شما باید از منزل و محل کار خود خارج شوید و با مراجعه حضوری به یکی از فروشگاه‌های تجهیزات تردد و امنیت اقدام به خرید این وسیله کنید. شما باید در انتخاب خود نهایت دقت را داشته باشید، زیرا جنس فروخته شده به هیچ عنوان تعویض یا پس گرفته نمی‌شود.
2. خرید از فروشگاه اینترنتی معتبر: در این روش شما نیازی به خروج از منزل و محل کار خود را ندارید و فقط کافی است به یک فروشگاه اینترنتی معتبر مراجعه کنید و از میان تنوع زیادی از محصولات جنس مورد نظر خود را انتخاب و خریداری کنید. نگران نباشید، شما در این روش هفت روز مهلت تست دارید و در صورت عدم رضایت از محصول مورد نظر می‌توانید آن را مرجوع کرده و پول خود را پس بگیرید.

.

نکات مهم هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب:

1. قیمت دستگاه: اولین و مهم‌ترین نکته در مورد خرید دستگاه کنترل تردد قیمت آن می‌باشد. قیمت نقش مهمی در انتخاب شما دارد، بهتر است قبل از هر کاری میزان بودجه برای خرید دستگاه را مشخص کنید. زیرا با مشخص شدن میزان بودجه مدل‌هایی که در محدوده قیمتی شما قرار ندارند از انتخاب شما خارج شده و خرید برای شما تا حدی آسان می‌شود.
2. نوع دستگاه: در واقع این شما هستید که باید مشخص کنید، دقیقا از چه دستگاهی قرار است استفاده نمائید. ساده‌ترین نمونه دستگاه کارت‌خوان دارند و برای هر فرد یک کارت تعریف می‌شود. نمونه پیشرفته‌تر دارای حسگر اثر انگشت می‌باشد و اثر انگشت هر شخص از قبل برای آن تعریف می‌شود. پیشرفته‌ترین آن‌ها دارای حسگر تشخیص چهره و سنسور تشخیص خطوط کف دست می‌باشند که نسبت به نمونه‌های قبلی دقت بالاتری دارند.
3. ظرفیت دستگاه: این دستگاه در واقع دو پارامتر مهم را مورد بررسی قرار می‌دهد، یکی تعداد عبور و مرور افراد و دیگری تشخیص اطلاعات هویتی و ثبت زمان ورود و خروج پرسنل، این ویژگی در میان اکثر دستگاه‌ها یکسان بوده و میزان حافظه ذخیره سازی این اطلاعات است که دستگاه‌ها را از هم متمایز می‌کند. هر چه حافظه دستگاهی بیشتر باشد، حجم بیشتری از اطلاعات را در خود ذخیره می‌کند و قیمت بالاتری دارد.
4. سرعت دستگاه: شاید مهم‌ترین نکته در مورد خرید دستگاه کنترل تردد سرعت آن باشد که بستگی به قدرت CPU دستگاه دارد. هر چه سرعت پردازنده دستگاه بیشتر باشد، سرعت بالاتری دارد. این امر در مورد این دستگاه اهمیت زیادی دارد، زیرا اگر دستگاه برای ثبت ورود و خروج هر یک از پرسنل زمان زیادی را مکث کند، مدت زمان بیشتری طول می‌کشد که کارکنان وارد محل کار شده و شروع به کار کنند. حتی در مواردی دستگاه هنگ کرده و به ضرر کارفرما می‌باشد.
5. نوع برقراری ارتباط: این شما هستید که مشخص می‌کنید، دستگاه شما اطلاعات را از طریق کارت حافظه ذخیره کند یا آن‌ها را روی شبکه ارسال کند. اینکه کدام نمونه را خریداری کنید، ارتباط مستقیمی با نحوه کار و محیط کاری شما دارد. اگر دوست دارید در هر کجا که هستید از وضعیت حضور و غیاب پرسنل خود مطلع شوید، حتما نمونه قابل اتصال به شبکه را خریداری کنید. البته قیمت این مدل‌ها مقداری از نمونه حافظه‌دار گران‌تر است.
6. روش شناسایی فرد: این دستگاه‌ها به طور کلی یا شامل الگوریتم کارتخوان هستند و یا دارای حسگر اثر انگشت می‌باشند. البته مدل‌هایی هم وجود دارند که از طریق خطوط کف دست و چهره افراد هویت آن‌ها را مورد بررسی قرار می‌دهند. این دستگاه‌ها دقت بیشتری نسبت به نمونه کارت‌خوان دارند. انتخاب اینکه دستگاه شما از چه طریقی هویت کارکنان شما را مورد بررسی قرار دهد، بستگی به سلیقه شما دارد و اینکه تا چه حد دقت دستگاه برای شما با اهمیت باشد.

.

روش نگهداری از دستگاه حضور و غیاب:

• همیشه برای وصل کردن دستگاه به برق از محافظ ولتاژ استفاده کنید، زیرا نوسان برق می‌تواند به دستگاه شما آسیب جدی وارد کند.
• دستگاه را در قسمتی نصب کنید که سایه بان داشته باشد، نفوذ آب به دستگاه و تماس نور مستقیم خورشید می‌تواند به دستگاه شما آسیب جدی بزند.
• بهتر است زمانی که محل کار تعطیل می‌شود، دستگاه را تا زمان باز شدن محل کار خاموش کنید. این کار سبب افزایش طول عمر دستگاه می‌شود.
• هر چند روز یک بار دستگاه را گردگیری کنید، بهتر است قسمت‌هایی را که با چربی دست در تماس هستند، مثل حسگر اثر انگشت را با پد الکلی تمیز کنید. هرگز الکل را روی دستگاه اسپری نکنید.