نکات و نحوه اخراج کارمند

.

نکات مهم در اخراج کارمندان

1. ظالم نباشید

ظالمانه‌ترین کاری که می‌توانید در حق کسی انجام دهید این است که وقتی دریافتید به درد کارتان نمی‌خورد، او را در آن شغل نگه‌دارید. مهربانانه‌ترین کار در حق کارمندان نامناسب این است که آن‌ها را رها کنید. بگذارید بروند تا شغلی را بیابند که در آن آینده و امکانات بهتری خواهند داشت.

چرا بسیاری از مدیران از کار دشوار اخراج افراد نامناسب اجتناب کرده و کسب‌وکار و همینطور آرامش ذهنی خود را قربانی می‌کنند؟‌ پاسخ این سوال در اغلب موارد خودفریبی است. مدیر فکر می‌کند با نگه‌داشتن فرد بی‌کفایت به او لطف می‌کند. حتی گاهی فکر می‌کند که فرد ناشایست به ناگهان تغییر خواهد کرد و دگرگون شده و به کارمندی شایسته تبدیل خواهد شد.

دلیل واقعی عدم اخراج کارمند ناشایست، ترس است. چنین مدیری مهربان و صمیمی نیست، ‌بلکه ظالم و بی‌عاطفه است و با اجتناب از انجام کار صحیح به شخص مقابل لطمه می‌زند.

مصاحبه‌‌های پس از اخراج نشان می‌دهد 70 درصد افرادی که اخراج شدند می‌دانستند چنین اتفاقی پیش خواهد آمد. تنها سوالشان این بود که چرا مدیر اینقدر دیر آن‌ها را مرخص کرده است. برای هر کسی سخت است که خودش را اخراج کند.‌ حتی اگر فرد شغل نامناسبی داشته باشد، کارش را دوست نداشته باشد، عملکرد ضعیفی داشته باشد و با هیچ‌کس کنار نیاید، نیاز دارد که مدیر شجاعت لازم برای نجات او از این فلاکت را داشته باشد.

.

2. حرفه‌ای اخراج کنید

شخصی که برای شغلش نامناسب است را چطور اخراج می‌کنید؟ فرایند ساده‌ای وجود دارد که اثربخشی آن تضمین شده و در اغلب موارد شما را از مخمصه نجات می‌دهد.

اول تصمیم بگیرید آن فرد را در زمانی مشخص و روزی معین اخراج کنید و دیگر به او حقوق ندهید. به خودتان بگویید «جمعه ساعت 10 صبح به او زنگ می‌زنم و اخراجش می‌کنم».

دوم اینکه وقتی با آن شخص تماس گرفتید، در را ببندید و بنشینید. حتی بهتر است به دفترش بروید تا بتوانید بعد از اتمام حرف بلند شوید و بیرون بیایید. سپس از کلماتی که با دقت انتخاب شده‌‌اند استفاده ‌کنید: «من خیلی درباره این شرایط فکر کردم و به این نتیجه رسیدم که این شغل اصلا برای شما مناسب نیست و شما نیز فرد مناسبی برای این شغل نیستید. بنابراین فکر می‌کنم که با تغییر شغل خوشحال‌تر خواهید شد».

وقتی فرایند اخراج را آغاز کردید، درباره عملکرد گذشته کارمند یا هر چیزی که باید یا نباید در کارش انجام می‌داده، صحبت نکنید. دیگر خیلی دیر است. همه چیز تمام شده، کار پایان یافته و او اخراج شده است.

.

3. از روش نوار شکسته استفاده کنید

در این حالت کارمند معمولا با شما بحث ‌می‌کند. اغلب متعجب، شوکه، ناراحت، گریان و‌ عصبانی می‌شود،‌ توهین می‌کند یا اعمال دیگری انجام می‌دهد. این تجربه‌ای پراسترس برای او است.

اما هرچه گفت، شما مانند یک مجسمه کاملا آرام بمانید. صبورانه و محترمانه سر تکان دهید و صبر کنید تا حرفش تمام شود و سکوت کند. سپس، جمله قبل را تکرار کنید: «حقیقت این است که این شغل برای شما مناسب نیست و شما نیز برای این شغل مناسب نیستید. فکر می‌کنم با تغییر شغل خوشحال‌تر خواهید شد».

در آموزش جسارت و جرات، این کار را «نوار شکسته» می‌نامند. شما همان پیام را با همان کلمات و با لحن صدای آرام بارها و بارها تکرار می‌کنید تا سرانجام فرد تسلیم شود و اخراجش را بپذیرد.

.

4. برنامه داشته باشید

حال باید توضیح دهید که از این به بعد چه اتفاقی روی خواهد داد. اگر این اخراج ناخوشایند باشد، از فرد می‌خواهید وسایلش را جمع کند و فورا از اداره برود. هنگامی که فرد اخراج شده مشغول جمع کردن وسایلش است، ‌از فرد دیگری می‌خواهید کنار او بنشیند، او را کنترل کند و مطمئن شود که به چیزی آسیب نمی‌رساند.

پرداخت غرامت نیز موضوعی بسیار احساسی است. اغلب افراد هیچ پس‌اندازی ندارند. وقتی از کاری اخراج می‌شوند، اولین احساسشان اضطراب است و به این فکر می‌کنند که «چطور غذا بخورم یا اجاره‌خانه‌ام را بپردازم؟»

آماده باشید. غرامت اخراج را از قبل آماده کنید. اگر قرارداد مکتوبی با آن فرد ندارید، هیچ الزام قانونی برای پرداخت غرامت وجود ندارد. اما قانون این است که به ازای هر سال خدمت یک هفته غرامت بدهید. هر چیز کمتر یا بیشتر از آن کاملا به صلاحدید شما و نوع رفتار افراد پس از اخراجشان بستگی دارد.

.

5. شاهد داشته باشید

نکته نهایی اینکه: اگر مرد هستید و زنی را اخراج می‌کنید، از زن دیگری بخواهید که در جلسه اخراج حضور داشته باشد. اگر زن هستید و مردی را اخراج می‌کنید، از مرد دیگری بخواهید که شما را همراهی کند. اگر کوچکترین شکی دارید که این فرد به شما اتهامات دروغین نسبت خواهد داد، همیشه از یک شاهد جنس مخالف بخواهید که هنگام اخراج در اتاق حضور داشته باشد. به این ترتیب، می‌توانید خود را از احتمال شکایت حفظ کنید.

نکات و تکنیک‌های بسیار دیگری وجود دارد که می‌توانید در اخراج موثر از آن‌ها استفاده کنید. این مهارتی است که باید به عنوان بخشی از مجموعه مهارت‌های کاری خود بیاموزید. این اصول اولیه به شما کمک می‌کند تا افراد ناشایست نیروی کارتان را که ممکن است باعث اُفت و عدم رشد شوند، اخراج کنید.

این سخن حکیمانه را به یاد داشته باشید که «بهترین زمان اخراج فرد، نخستین باری است که این فکر به ذهنتان خطور می‌کند».

.

4. چه مدرکی برای اخراج مورد نیاز است؟

مطابق اصول فنی هیچ نوع کاغذبازی‌ برای اخراج یک فرد وجود ندارد. گرچه، زمانی که یک فرد برای عمل نکردن به وظایف شغلی‌اش اخراج می‌شود، مدرک جمع کردن برای عملکرد ضعیف او یک کلید محسوب می‌شود. برای اخراج یک کارمند لیستی از اخطارات تهیه کنید با در دست داشتن دلیل کتبی برای عملکرد نامناسب یا علل دیگر همچون غیبت، سوء رفتار یا دیرکرد، شانس خود را در دفاع از عملکردتان بالا می‌برید.

رامپنتال می‌گوید: «با داشتن تشریفات اداری بیشتر، مدارک بیشتری خواهید داشت، مدارک بیشتر برای اینکه نشان دهید برای دلیل نابجایی آنها را اخراج نکرده‌اید. اگر مدارک خوبی جمع‌آوری نکنید، آن‌گاه کارمندان به شما خواهند گفت: « خب، واضح است که اخراج من به عملکردم مربوط نیست. آنها چون من بالای 40 سال سن دارم یا چون یک زن هستم، مرا اخراج کردند.»

.

5. کجا و چه زمانی باید یک کارمند را اخراج کنم؟

هر کاری می‌کنید، کارمندتان را پشت تلفن اخراج نکنید. با اخراج رو در رو به او احترام بگذارید.

اگر زمان اخراج پرسنل، نگران امنیت شخصی خود هستید، رامپنتال پیشنهاد می‌دهد که فرد دیگری را- ترجیحا یک مدیر- برای اخراج کارمند بفرستید.

برای پاسخ به این پرسش که چه روزی برای اخراج فرد مناسب است، رامپنتال می‌گوید« آخر هفته برای اخراج مناسب است نه اول هفته» برخی خلاف این نظر را دارند و معتقدند اول هفته زمان مناسب‌تری است. اغلب، ایام قبل از سال نو را زمان مناسبی برای این کار نمی‌دانند. حقیقت این است که روز و زمان دقیقی برای آن وجود ندارد. در هر صورت این امر ناخوشایند است و مهم نیست چه زمانی آن را انجام دهید.

.

6. هنگام اخراج یک کارمند، باید به وی چه بگویم؟

رامپنتال می‌گوید ‌«آماده باشید تا با طیفی از احساسات از ناراحتی تا عصبانیت روبه‌رو شوید. هر اتفاقی که بیفتد، روی برنامه‌تان پافشاری کنید و حرفه‌ای برخورد کنید؛ هرچند وقتی کسی گریه می‌کند یا روی میز می‌کوبد یا با خشونت شما را تهدید می‌کند، اصلا آسان نیست.»

نکته مهم این است که هرچه می‌گویید می‌تواند علیه شما در دادگاه استفاده شود. او می‌گوید به‌طور خلاصه به آرامی توضیح دهید که به‌دلیل خاصی کارمندتان را مرخص کرده‌اید؛ اما وارد جزئیات نشوید چون ممکن است موجب سوء تعبیر شود. بسیاری کارفرمایان اینکه به سادگی توضیح دهند که شرکت به سمت و سوی متفاوتی می‌رود، بهترین روش می‌دانند.

.

7. برای خاتمه دادن به چه چیزی نیاز دارم؟

برای مثال، باید تمام مرخصی‌های استفاده نشده فرد و همچنین مرخصی‌های فرد به‌دلیل بیماری را در فیش حقوقی او منظور کنید. همچنین برای کارمندان همه چیز را سازماندهی کنید تا بی‌درنگ هر نوع تشریفات اداری برای خروج وی انجام شود و تمام دارایی شرکت شامل لپ‌تاپ، کارت شناسایی، کلید، تلفن، یونیفورم و غیره بازگردد.

بسیار مهم است که با بخش IT تماس بگیرید و بخواهید تا ایمیل شرکتی فرد و هرگونه دسترسی الکترونیکی به اطلاعات شرکت و سایر سیستم‌های اطلاعاتی را غیرفعال کنند.

.

8. آیا باید اخبار بد را به سایر کارکنان بدهم؟

آیا شما و سازمانتان می‌خواهید فرآیند پخش شایعات را قبل از شروع متوقف کنید. یک جلسه فوری تشکیل دهید و تیمتان را مطلع سازید که کارمندی را اخراج می‌کنید. لزومی ندارد که به آنها توضیح دهید که چرا فرد مذکور را اخراج می‌کنید؛ تنها کافی است که بگویید آن فرد دیگر با شرکت شما همکاری نخواهد کرد.

.

9. اگر از فرد اخراج شده چیزی بشنوم چه باید بکنم؟

بهترین راهکار این است که صمیمی برخورد کنید و سریعا کارمند را به وکیل یا نماینده منابع انسانی شرکت ارجاع دهید.

.

10. اگر کارفرمای آینده فرد اخراج شده برای بررسی سوابق وی با من تماس بگیرد چه باید بکنم؟

تنها اطلاعاتی که باید به وی بدهید این است که بگویید کارمند مورد نظر چه مدت زمانی برای شما کار کرده و چه سمتی در شرکت شما داشته است. بیش از این نیاز نیست چیزی بگویید و شایستگی‌های او را زیر سوال ببرید. هر نوع اطلاعات اضافی اختیاری است.

.

نکات تکمیلی

پنج شنبه‌ها کسی را اخراج نکنید. این کار باعث می‌شود که فرد اخراج شده، پنج شنبه و جمعه اش را با حس بسیار بدی بگذراند. او در این مدت، عصبانیت و استرس و ناراحتی را تجربه می‌کند و منابع و مراجعی را در دسترس ندارد تا با آنها مشورت کند.

سعی کنید شنبه یا یکشنبه این کار را انجام دهید. هرچه عمل اخراج در روزهای اول هفته باشد بهتر است، زیرا کارمند اخراج شده بهتر و زودتر می‌تواند برای آینده اش اقدام کند و فرصت دسترسی به موقعیت‌های شغلی دیگر در اوایل هفته را خواهد داشت.

با ترتیب دادن جلسه ای بعد از اخراج، این موضوع را به کارکنان دیگر نگویید. اینکه به صورت رسمی جلسه ای ترتیب دهید تا در مورد اخراج یکی از کارمندان به کارکنان دیگر حرف بزنید، سوالات ناخواسته ای مطرح می‌کند در این باره که چه اتفاقی رخ داده و این کمی شوم و ناراحت کننده به نظر می‌رسد. هیچ راهی بهتر از این نیست که این خبر بد را با صحبتی کوتاه و سریع با کارکنان در صبح روز بعد، منتقل کنید. نباید کاری کنید که این خبر خیلی مهم به نظر برسد.

به بعضی از کارکنانی که باید در جریان باشند، قبل از اخراج اطلاع دهید. بعضی از همکاران هستند که باید قبل از اخراج کارمند مربوطه در جریان ماجرا باشند، مانند ناظر مستقیم (که به احتمال زیاد باید اخراج او را تأیید کند)، کارکنان منابع انسانی و حتی مدیر دفتر. بسته به فرهنگ اداری و سطح امنیتی سازمان، ممکن است لازم شود به اداره فناوری اطلاعات هم خبر داده شود.

بدون نقشه و آمادگی قبلی سخنرانی نکنید. با منابع انسانی یا حتی با وکیل شرکت مشورت کنید و ببینید که باید چه بگویید و چه نگویید. در مورد بعضی از شغل‌ها یا کشورها، مطالبی هست که نباید فاش شود و یا کارمند نباید دلیل اخراجش را بداند تا نتواند شکایتی بکند. یادتان باشد گاهی گفتن دو کلمه “شما اخراجید” کافی است.
.
منابع:
.https://modiresabz.com
.https://donya-e-eqtesad.com
.https://www.bartarinha.ir