اتاق کنفرانس می‌تواند فضایی برای ایده‌های عالی طراحی دکوراسیون باشد. وقتیکه طرح اتاق جلسات با فکر صورت نگیرد، ایده‌های عالی جایی در آن نخواهد داشت. پس چطور می‌توان اتاق کنفرانس را طراحی کرد تا بهترین اثرگذاری ممکن را داشته باشد؟
طراحی یا باز طراحی اتاق کنفرانس آن طوری که بنظر می‌رسد ساده نخواهد بود. می‌توانید یک اتاق مستطیلی با یک میز بزرگ در وسط داشته باشید ولی طراحی اتاق ملاقاتی که نیازهای شرکت شما را برآورده کند می‌تواند با چالش‌های بیشتری همراه باشد.
در اینجا 4 اشتباه متداول در طراحی اتاق کنفرانس و چند توصیه و منابع جبران آن‌ها آمده است:
1-اندازه نادرست صفحه نمایش
اتاق کنفرانس دیگر فقط مکانی برای ملاقات‌های فیزیکی نیست. باید فضای خوبی برای ملاقات‌های مجازی نیز باشد. صفحه نمایش یک بخش اصلی در طراحی این اتاق است و باید مناسب فضا باشد. به محل قرار گیری همه حاضرین در اتاق فکر کنید. مطمئن شوید هیچ کس مجبور نباشد گردنش را کج کند تا صفحه را ببیند. در عین حال، صفحه نمایش نباید در اتاق، غالب باشد.
بهترین اندازه برای صفحه نمایش، اندازه‌ای است که تصویر را طوری بزرگ نشان دهد که افراد انتهای اتاق هم بتوانند متن داخل آن را بخوانند. ولی نه آنقدر بزرگ که افرادی که جلو نششسته اند را اذیت کند. اگر واقعا می‌خواهید ابعاد را اندازه گیری کنید و همه چیز را دقیق انجام دهید، بعنوان یک قانون کلی، فاصله میان دورترین صندلی تا صفحه باید حداکثر 3 تا 6 برابر ارتفاع صفحه باشد. بنابراین اگر دورترین صندلی 18 فوت از صفحه فاصله دارد، صفحه باید حداقل 3 تا 6 فوت ارتفاع داشته باشد.
2- بکار گیری تکنولوژی که هیچکس نمی داند چطور کار می‌کند
گاهی اوقات یک قطع اتصال میان ابزار تکنولوژی و افراد حاضر در شرکت بوجود می‌آید. خرید تجهیزات AV پیچیده که فقط دو نفر در شرکت می‌دانند چطور از آن استفاده کنند کار راحتی است. اگر افراد آموزش دیده در یک تماس مهم یا یک جلسه مهم حضور نداشته باشند، می‌تواند برای شما مسئله ساز شود. مطمئن شوید که تکنولوژی بکار رفته در طرح اتاق جلسات به راحتی قابل استفاده است و نیز افرادی در هر بخش هستند که استفاده از آن را آموزش دیده باشند.
یک راهکار برای آنکه همه افراد حاضر در اتاق کنفرانس با تکنولوژی آشنا شوند، آموزش رهبران تیم و سپس آموزش افراد هر بخش توسط رهبر همان قسمت می‌باشد. نکته مفید دیگر، شامل دفترچه‌هایی برای آموزش افراد و آموزش‌های آنلاین می‌باشد.
3- نبود فضای کافی یا وجود کلی فضای اضافی برای مدیران
مطمئن شوید که عدد دقیق و واقعی تعداد افراد شرکت کننده را دارید. سپس برای کمی بیشتر از این تعداد برنامه ریزی کنید. فضای بسیار کم باعث اذیت شدن افراد شده و باید در ذهن داشت که نیازهای شما در آینده ممکن است تغیر کند. بویژه اگر در آینده بخواهید اعضای هیئت مدیره را افزایش دهید.
راهکار‌های متعددی برای مشخص کردن اندازه دقیق میز کنفرانس وجود دارند. اتاق کنفرانس را اندازه گیری کرده و تعیین کنید چه مقدار فضای خالی تا دیوار نیاز است و سپس تعداد کاربران را تخمین بزنید. پس از آن بخش جالب شکل میز و ابعاد آن مطرح می‌شود، که می‌توانید با توجه به نیازها و انواع جلسه‌هایی که دارید، آن را مشخص کنید.
4- نورپردازی غیر قابل تحمل
نور شدید می‌تواند انرژی را از اتاق خارج کرده و افراد حاضر را بد اخلاق کند. در انتخاب لوازم نوری، مشخص کنید چه نوری در بخش‌های مورد علاقه خود دوست دارید. مانند نمای اتاق کتابخانه، یا مانند کافی شاپ پایین خیابان؟ مشخص کنید چه چیزی دوست دارید و سپس از طراح بخواهید آن را نصب کند. همچنین، حتما به نحوه بر هم کنش نور اتاق با نور طبیعی در طول سال توجه داشته باشید.
منابع نوری متعدد را بررسی کنید، مانند نورپردازی کاری و نور کف و لامپ‌های روی میز کار و سویچ‌های کم کننده نور برای آنکه کارکنان شما بتوانند میزان و کیفیت نور را کنترل کنند. کتابچه‌های راهنمای مقدماتی عالی‌ای برای ایجاد نورپردازی کامل اتاق کار خانگی وجود دارند که می‌توانید از همین نکات برای زمینه طراحی نورپردازی اتاق کنفرانس خود نیز استفاده کنید.
⇩
〔دیدن منابع مطالب〕
مجله دانستنی‌های هنر
