همیشه در هر اداره، شرکت و یا موسسه ای اسناد و مدارکی وجود دارد که دیگر به آنها نیازی نیست، و یا حاوی اطلاعات مهم و محرمانه ای هستند که نباید در دسترس کسی قرار بگیرد. اینجاست که یک دستگاه کاغذ خرد کن میتواند به سادگی این اسناد و مدارک را از بین ببرد.
امروزه با اینکه خیلی از نامهها در فضای مجازی و اتوماسیون رد و بدل میشوند، اما گاهی اوقات یک نامه اهمیت مهمی دارد و اطلاعات آن نباید به دست کسی بیافتد به همین دلیل به صورت کاغذی و مهر و موم شده فرستاده میشود. گیرنده نامه بعد از خواندن نیاز دارد اطلاعات نامه را از بین ببرد، یکی از راههای ساده سوزاندن این اسناد است. برخی مواقع به هر دلیل ممکن است سند شما با سوزاندن از بین نرود و به دست شخص دیگری بیافتد، بنابراین بهترین کار استفاده از دستگاه کاغذ خردکن است. این وسیله کاغذ را به حدی خرد میکند که حتی اگر تکههای آن را هم داشته باشیم امکان سر هم کردن آن وجود ندارد. بنابراین کاغذ خردکن یک دستگاه مطمئن برای از بین بردن اسناد مهم و محرمانه است.
.
کاغذ خردکن چیست؟
کاغذ خردکن یک دستگاه مکانیکی و الکترونیکی رومیزی است که از نظر شکل ظاهری شباهت زیادی به پرینتر دارد و مورد استفاده برای برش کاغذ به تکههای کوچک است. سازمانهای دولتی، شرکتهای خصوصی برای از بین بردن اسناد خصوصی، محرمانه، یا حساس از این دستگاه استفاده میکنند.
کارشناسان حریم خصوصی اغلب توصیه میکنند که افراد صورت حساب، اسناد مالیاتی، کارت اعتباری و رسیدهای حساب بانکی و موارد دیگر که میتواند توسط دزدان مورد استفاده قرار گیرد را نابود کنند. دستگاه کاغذ خردکن به راحتی در کمتر از چند ثانیه سند شما را به صورتی امحا میکند که دیگر قابل بازیابی نخواهد بود. شما اگر یک سند را با دست به قطعات خیلی کوچک هم تبدیل کنید، باز هم میتوان آنها را کنار هم قرار داد و سند را بازسازی نمود، اما کاغذ خردکن به گونه ای این کار را انجام میدهد که شما حتی با در دست داشتن تکههای کاغذ هم قادر به بازیابی سند نخواهید بود.
این دستگاه قیمت چندان زیادی ندارد، بنابراین منطقی نیست که امنیت اطلاعات خود را به خاطر نداشتن یک دستگاه کاغذ خردکن به خطر بیاندازید. کار با این دستگاه بسیار ساده است، فقط کافی است اسنادی را که قصد امحا کردن آنها را دارید درون دستگاه قرار داده و دکمه استارت را بزنید، خواهید دید که اسناد وارد دستگاه شده و از خروجی دستگاه تعدادی کاغذ از بین رفته خارج میشود.
.
تاریخچه ساخت دستگاه کاغذ خردکن
در تاریخ 31ام آگوست سال 1909 میلادی شخصی آمریکایی به نام آبوت آگوستوس در شهر نیویورک در ایالات متحده آمریکا موفق به اختراع دستگاه کاغذ خردکن شد. این فرد پسر یک تاجر بزرگ امریکایی تبار در راه هند به چین به نام ایبل آگوستوس لا بود. پسر بزرگ و برادر ایشان هر دو شهردار نیویورک بودند. با وجود زندگی در چنین خانواده بزرگ و معروفی او تصمیم گرفت که یک مخترع باشد و بلاخره به هدف خود یعنی ساخت دستگاه کاغذ خرد کن رسید.
.
چگونه کاغذ خردکن کار میکند؟
این دستگاه کاغذ یا سند را دریافت میکند و آن را به رشتههای بسیار ریز یا به پودری از کاغذ تبدیل میکند. طوری که قابل استفاده و بازیابی نباشند. البته این وسیله تنها برای از بین بردن اسناد به کار نمی رود بلکه برای کم کردن حجم بالای زبالههای کاغذی استفاده میگردد. بعضی از مدل این دستگاهها نیز CD و DVD و اطلاعات آن را از بین برده و خرد میکنند.
.
طبقه بندیهای کاغذ خردکن
1 – کاغذ خرد کن اداری: این مدل بیشتر در ادارات دولتی مورد استفاده قرار میگیرد. البته نوع دستگاه به جمعیت اداره بستگی دارد، اداره با کاربری کم (حداکثر صد برگ در روز)، اداره با کاربری متوسط (3500 تا 14000 برگه در روز) و اداره با کاربری زیاد (بیش از 36000 برگه) در روز را امحا میکنند. توجه داشته باشید که نوع دستگاه را باید متناسب با تعداد برگه هایی که در طول روز باید آنها را امحا کنید باید در نظر بگیرید.
2 – کاغذ خرد کن صنعتی: این دستگاه بیشتر در بانکها و سایر مراکز مهم که روزانه نیاز به نابود کردن حجم زیادی از اطلاعات را دارند استفاده میشود به همین دلیل قیمت آن از سایر مدلها گران تر است. بهترین مدل برای برش دادن کاغذ در این مراکز برش دادن پودری شکل است که به هیچ عنوان امکان بازیابی اطلاعات وجود ندارد.
3 – کاغذ خرد کن رشته ای: این مدل بیشتر استفاده خانگی دارد و برای ادارههای کوچک با حداکثر سه کارمند مورد استفاده قرار میگیرد. شما تنها قادر به ورود صفحات با قطر 8.75 اینچ تا 222 میلی متر هستید و نباید بیشتر از این مقدار کاغذ را وارد دستگاه کنید. این مدل اسناد مورد نظر شما را به رشتههای باریکی از کاغذ تبدیل میکند که بازیابی آنها کار چندان ساده ای نیست. در کل برای از بین بردن اطلاعات مهم به کار میرود.
4 – کاغذ خرد کن پودری: سازمانهای مهم مثل سازمان انرژی اتمی، مراکز امنیتی و نظامی که اطلاعات خیلی مهم در دست دارند و نباید به هیچ عنوان این اطلاعات به بیرون درز کند از این دستگاه برای از بین بردن اطلاعات خود استفاده میکنند. این دستگاه اسناد را به پودر کاغذ تبدیل میکند که امکان بازیابی اطلاعات اسناد امحا شده صفر میباشد. برای مراکزی استفاده میشود که حداقل در کارمند دارند. قطر مجاز کاغذ ورودی در این دستگاه 9 تا 11 اینچ میباشد.
.
نکات مهم هنگام خرید دستگاه کاغذ خردکن
1 – دستی یا خودکار بودن
اولین نکته در خصوص خرید کاغذ خردکن توجه به نوع آن است که یا بصورت دستی و یا بصورت خودکار (برقی) میباشد. استفاده از نوع خودکار این مدل از ماشینهای اداری برای سازمانها و شرکتها که یک امر کاملا بدیهی است.
اما اگر شما میخواهید برای معدوم سازی مدارک کم اما فوق العاده مهم خود در خانه از این دستگاهها استفاده کنید، مدلهای دستی نیز میتواند پاسخگوی این نیاز شما باشند.
2 – قیمت دستگاه
یکی دیگر از مهم ترین نکته ای که هنگام خرید کاغذ خرد کن باید به آن توجه داشته باشید، قیمت آن میباشد. قیمت نقش خیلی مهمی در انتخاب شما ایفا میکند. قبل از هر کاری میزان بودجه را مشخص کنید. با مشخص شدن مقدار بودجه مدل هایی که در محدوده قیمتی شما قرار ندارند از انتخاب شما حذف میشوند و انتخاب آسان میشود.
3 – نوع محصول
دستگاه کاغذ خرد کن مدلهای مختلفی دارد، شما باید با توجه به نوع استفاده و جمعیت اداره نوع آن را مشخص کنید. اگر تعداد کارمندهای شما چیزی در حدود سه نفر است یا برای منزل باید کاغذ خرد کن رشته ای را انتخاب کنید. اگر اسناد مهمی دارید و میخواهید اطلاعات شما دست کسی نیافتد باید کاغذ خرد کن پودری را انتخاب کنید زیرا اسناد را پودر میکند و اگر جمعیت اداره شما خیلی زیاد است باید کاغذ خرد کن صنعتی را انتخاب کنید.
4 – سرعت دستگاه
سرعت دستگاه همان مدت زمانی است که طول میکشد تا ورقه کاغذ درون تیغههای دستگاه خورد شده و از آن خارج شود. این کار برحسب تعداد بر دقیقه سنجیده میشود و هر چه سخت افزار دستگاه شما قوی تر باشد این کار در مدت زمان کمتری صورت میگیرد و سرعت دستگاه بالاتر است و هر چه دستگاه این کار را در مدت بیشتری انجام دهد دستگاه شما سخت افزار ضعیف تری دارد.
5 – ظرفیت ورود کاغذ
یکی از نکات مهمی که شما هنگام خرید کاغذ خردکن باید به آن توجه داشته باشید، ظرفیت کاغذ ورودی به دستگاه است. همان طور که میدانید هر دستگاه فقط قادر به دریافت حجم مشخصی از کاغذ است. همچنین ورودی کاغذ دستگاه را باید متناسب با عرض بزرگترین کاغذ و نامه اداری خود مشخص کرد. اگر میخواهید فقط با یک بار استفاده حجم زیادی از اسناد خود را از بین ببرید، بهتر است به سراغ مدل هایی بروید که تعداد ورودی برگه بالایی دارند.
6 – امحا کردن نوع مدارک
خیلی از مدلهای دستگاه فقط قادر به از بین بردن کاغذ هستند، اگر در محیط کاری شما اسنادی به غیر از کاغذ مانند: کارت حافظه، لوح فشرده، فلاپی، سی دی و کارت اعتباری وجود دارد و میخواهید آنها را امحا کنید باید دستگاهی را خریداری کنید که توانایی از بین بردن این مدل از اسناد را داشته باشد. لازم به ذکر است که شما باید به این نکته هم توجه داشته باشید که دستگاههای چند کاره معمولا قیمت بالاتری دارند.
7 – درجه امنیت
یکی از مهم ترین فاکتورها در انتخاب دستگاه خرد کن درجه امنیت آن است. درجه امنیت در واقع همان شانس ریکاوری کردن اسناد امحا شده میباشد، هر چه شانس بازیابی کردن اطلاعات امحا شده بیشتر باشد، دستگاه از درجه امنیت کمتری برخوردار است. مثلا کمترین میزان امنیت مربوط به کاغذ خرد کن نواری بوده و بیشترین میزان امنیت اطلاعات مربوط به کاغذ خرد کن پودری میباشد.
سطح امنیتی از از P-1 (عدم امنیت کافی) شروع میشود تا P-7 (مناسب برای خرد کردن اسناد محرمانه). معمولاً سطح امنیتی P-4 به بالا دستگاههای مناسب تری هستند.
8 – سیستم خودکار خاموشی
یکی از ویژگیهای جالبی که یک دستگاه خرد کن کاغذ میتواند داشته باشد سیستم خاموش شدن خودکار است. در مواردی که دستگاه شما دچار نقص فنی در عمل کرد خرد کردن اسناد شود، قبل از اینکه قسمتهای مختلف دستگاه شما دچار آسیب دیدگی شود، دستگاه به صورت خودکار خاموش میشود و جلوی خیلی از این اتفاقات گرفته میشود.
9 – حجم صدای تولیدی
برخی افراد با صدای تولید شده هنگام خرد کردن کاغذ مشکل دارند، شما چه بخواهید و چه نخواهید این دستگاه هنگام خرد کردن کاغذ میزانی صدا تولید میکند. اگر این مسئله برای شما از اهمیت زیادی برخوردار است میتوانید به سراغ دستگاه هایی بروید که حجم صدای تولیدی آنها کمتر از 60 دسیبل میباشد.
.
روش نگهداری از دستگاه کاغذ خردکن
- در وهله نخست سعی کنید دستگاه کاغذ خردکن را در نقاطی دور از پنجره و گرد و غبار قرار دهید.
- اگر قرار است در یک سازمان تعداد افراد زیادی از این دستگاه استفاده کنند، حتما روش استفاده از آن را در کنار محصول قرار دهید تا افراد از زدن دکمههای بیخودی که منجر به خرابی دستگاه میشود، اجتناب نمایند.
- در بازههای زمانی منظم که البته بستگی به میزان کارکرد تیغههای دستگاه دارد، اقدام به روان کاری آنان نمایید.
- این کار را میتوانید با مالیدن روغن به یک کاغذ و قرار دادن آن در داخل دستگاه برای خرد کردن آن انجام دهید.
- حواستان به سیم برق دستگاه باشد خصوصا در مواقع جا به جایی آن باشد.
- به محض پر شدن مخزن دستگاه آن را خالی کنید و این کار را پشت گوش نیندازید!
- زیرا میتواند باعث وارد شدن آسیب جدی به بخش موتوری خردکن شما گردد.
- این دستگاه را نباید در محلی قرار دهید که در آنجا گرد و غبار وجود نداشته باشد. گرد و غبار به دستگاه آسیب جدی وارد میکند.
- هر چند وقت یکبار تیغههای دستگاه خود را روغن کاری کنید، برای این کار باید یک کاغذ را به روغن آغشته کرده و با دستگاه خرد کنید.
- همیشه مواظب پر شدن مخزن دستگاه باشید، زیرا در صورتی که با مخزن پر از کاغذ کار کنید، دستگاه دچار آسیب دیدگی جدی میشود.
- زمانی که میخواهید دستگاه را جا به جا کنید، مراقب سیم برق دستگاه باشید، چون ممکن است گیر کرده و هنگام جا به جایی قطع شود.
.
منبع: طوطی کالا | https://www.totikala.ir