⇠ مهم نیست که تعداد مهمانهای شما 100 نفر است یا 500 نفر، در هر صورت به یک برنامه ارتباطی با آنها نیاز دارید. فکر کنید در روز عروسی بطور اتفاقی متوجه می‌شوید که آدرس تالار را اشتباه وارد کرده‌اید و این اتفاق در حالی رخ داده است که دو یا سه بار آن را چک کرده بودید. در این زمان، مطمئنا نمی‌توانید از طریق صفحات اجتماعی خود مثل فیسبوک و ایسنتاگرام، آدرس صحیح تالار را به مهمان‌ها اطلاع دهید، چرا که احتمالا بسیاری از مهمانهای شما آن را نخواهند دید. تماس تلفنی در این مواقع راهکار بهتری برای اطلاع رسانی است و البته انجام اینکار برای شما به تنهایی میسر نیست، بنابراین نیاز به یک برنامه ارتباطی دارید.
.
● تعداد مهمانان باید مناسب باشد
این درست که دلتان می‌خواهد همه کسانی که شما را می‌شناسند در مراسم ازدواجتان حاضر باشند و حذف کردن و ننوشتن بعضی افراد در لیستتان کمی دلشوره می‌آورد. اما به این فکر کنید که هدف این است که مراسم عروسی مناسبی داشته باشید. مراسم مناسب به این معنی نیست که بیشترین تعداد مهمان را در کمترین فضا با کمترین هزینه ممکن داشته باشید!
.
● تعداد را مشخص کنید
⇠ برای مراسم عروسی دقیقا یک ماه قبل از تاریخ عروسی باید لیست نهایی مهمانهای دوطرف را آماده کرده باشید تا به موقع کارت سفارش بدهید. برای مراسم کوچکتر هم از یک هفته قبل لیست را تهیه کنید تا بتوانید با همه تماس بگیرید.
⇠ درجه بندی اقوام را به بزرگتر‌ها بسپارید. اما خودتان هم حواستان باشد که ممکن است با بعضی از اقوام دور رابطه نزدیکی داشته باشید و به قولی زیاد چشم تو چشم بشوید اما بعضی از اقوام نزدیک را اصلا سالی یک بار هم نبینید.
⇠ «آقای ایکس و بانو» این جمله بهترین راه صرفه جویی در دعوت مهمان است. درست است که شما آقای ایکس را می‌شناسید اما قرار نیست که همه 6 فرزند و نوه‌ها و عروس داماد هایشان در جشن شما باشند. برای خانواده هایی که تعداد بچه‌های کوچکشان زیاد است هم میتوانید از این جمله استفاده کنید.
.
● صمیمی‌ترها را دعوت کنید
⇠ لازم نیست همه دوست هایتان را به عروسی‌تان دعوت کنید. به غیر از یکی دو نفر که خیلی صمیمی هستند از چند تای بقیه میتوانید بعد‌ها در خانه جدیدتان پذیرایی کنید. دوستانتان را با همسر یا نامزدشان دعوت نکنید. چون همسر دوست شما قطعا در جشن کسی را نمی شناسد.
⇠ حتما نباید تعداد مهمانهای دو خانواده با هم برابر باشد. اگر تعداد مهمانهای شما کمی کمتر شد، خودتان را مجبور نکنید فقط به‌خاطر برابر کردن تعداد، مهمان بیشتری دعوت کنید. چون جمعیت نسبی خانواده‌های مختلف با هم متفاوت است.
⇠ نوشتن لیست را از اولین نفری که به ذهنتان می‌رسد شروع نکنید و زیر هم بنویسید. این روش هر چند اولین روشی است که برای نوشتن لیست به نظرتان می‌رسد. اما تقریبا بد ترین آن است.
.
● دسته بندی کنید
مهمان هایتان را دسته بندی کنید. برای نوشتن لیست مهمان‌ها بهترین کار همین است. نه کسی از قلم می‌افتد نه خودتان گیج می‌شوید. میتوانید قبل از نوشتن لیست افراد فامیل را یک فرم شجره‌نامه بنویسید. دسته بندی مهمان هایتان در فرم شجره نامه می‌تواند به این ترتیب باشد:
⇠ فامیل درجه یک پدر/مادر
⇠ فامیل دور! پدر/ مادر
⇠ دوست خانوادگی / دوستان خودتان
برای هر کدام از این دسته‌ها لیست جدا گانه ای تهیه کنید. افراد فامیل یا خانواده‌های بزرگ را هم پشت سر هم بنویسید.
.
● جدول بکشید
برای نوشتن اسامی مهمان‌ها میتوانید از یک جدول استفاده کنید و در آن نام فرد یا خانواده ای را که در هر صورت یک کارت برای آنها لازم است در یک ردیف بنویسید. بر اساس اهمیت حضور فرد در جشن به آن خانواده یا فرد نمره 1 تا 3 بدهید تا اگر لازم بود تعدادی را حذف کنید. در هنگام ویرایش لیست جلوی اسم کسانی که حتما دعوت خواهید کرد تیک بزنید و کسی را که حذف می‌کنید ضربدر بزنید. با این روش شمارش تعداد افراد و تعداد کارتهای لازم را به راحتی انجام می‌دهید.
.
● مرتب باشید
می توانید برای تهیه جدول از نرم افزار اکسل استفاده کنید. اگر لیستتان دست نویس باشد ممکن است در آخر چند کاغذ پر از خط خوردگی داشته باشید که خوانا نباشد یا حتی مجبور بشوید چند بار لیست را باز نویسی کنید. خوبی استفاده از کامپوتر این است که این نرم افزار همه این کارها را برایتان انجام می‌دهد. مجبور نیستید خودتان تعداد مهمان‌ها و کارتهای مورد نظر را بشمارید و در صورت تغییر لیست هم مجبور نمی شوید از اول شمارش کنید. یکی دیگر از مزیت‌های لیست کامپیوتری این است که به راحتی میتوانید لیست تان را ویرایش کنید و در آخر یک لیست جمع و جور و تمیز داشته باشید که به راحتی می‌شود آن را تکثیر کرد.
.
● چگونه تعداد مهمانان را حساب کنیم
یکی از بزرگترین هزینه‌های عروس و داماد در مراسم عروسی مواد غذایی برای پذیرش است. به همین دلیل، یک برآورد خوب از تعداد مهمانانتالار عروسی یا باغ عروسی مهم است؛ همچنین در هنگام خرید سفارش کیک مفید است. ارسال کارت RSVP و فراخوانی افرادی که پاسخ می‌دهند اغلب بهترین راه برای این مورد است. اما راه‌های دیگری برای محاسبه تعداد مهمانان عروسی وجود دارد.
• مرحله اول
تعداد دعوت نامه هایی که ارسال شده را برای برآورد تعداد مهمانان به دلیل اینکه هر دعوت نامه برای دو نفر است دو برابر کن.
• مرحله دوم
تعداد دعوتی‌ها در 33 درصد ضرب کن. این عدد تعداد افرادی است که حاضر نخواهند شد.
• مرحله سوم
تعداد مورد انتظار دعوتهای رد شده را از مقدار کل مهمانان دعوتی برای تخمین تعداد مهمانان قابل انتظار کم کنید.
• مرحله چهارم
از این تعداد برای برآورد هزینه‌های بودجه عروسی مانند منو و هدایای عروسی استفاده کنید. این همچنین در هنگام انتخاب یک محل برای تعیین مقدار فضای مورد نیاز مفید خواهد بود.
.
● نکات و هشدارها
⇠ اگر کارت “ذخیره تاریخ”، فرستاده شده و یا اگر دعوت نامه‌ها هشت هفته قبل از عروسی فرستاده شود، این احتمال وجود دارد که بیشتر مهمانان حضور خواهند داشت.
⇠ کارتهای RSVP، و یا لیست RSVP برای دعوت را ارسال کنید. به این ترتیب، تعداد شرکت کنندگان را می‌توان با دقت بیشتری محاسبه کرد.
⇠ به منظور برآورد مهمانان خارج از شهر، 90 درصد از اعضای خانواده و 40 درصد از دوستان قدیمی انتظار می‌رود. میانگین حضور مهمانان برای حضور عروسی در مقصد 50 درصد است.
⇠ برای پوشش اضافی مهمانانی که پاسخ نمی دهند یا نظر خود را در آخرین لحظه تغییر دادند کنار بگزارید. برای یک تخمین دقیق تر، عروس می‌تواند با تمام مهمانان برای پاسخ دعوت خود تماس بگیرد. مهمانهای بیشتر را در پیش بینی دعوت نکنید اگر دارای منابع مالی محدود هستید. آماده به دریافت شکست‌های احساسی باشید اگر دارای لیست دوم بعد از لیست اصلی دعوت کنندگان هستید.
.
منابع:
.https://www.noarous.com
.https://www.nobelcatering.com
.https://bazmineh.com
مجله همسریابی و ازدواج
